Zápisnica z obchodného písania

We are searching data for your request:

Forums and discussions:

Manuals and reference books:

Data from registers:

Wait the end of the search in all databases.
Upon completion, a link will appear to access the found materials.

V obchodnom písaní sú zápisnice oficiálnym písomným záznamom zo schôdze. Zápisnica sa obvykle píše v jednoduchom minulom čase. Slúžia ako trvalý záznam o uvažovaných témach, dosiahnutých záveroch, podniknutých krokoch a zadaných úlohách. Sú to tiež záznamy o tom, ktoré jednotlivci prispeli na stretnutie, pokiaľ ide o nové nápady a spôsob, akým boli tieto nápady prijaté. Ak sa na schôdzi uskutoční hlasovanie, zápisnica slúži ako záznam o tom, kto hlasoval a kto hlasoval proti návrhu, ktorý sa môže v budúcnosti zohľadniť, keď sa naplnia následky vykonávania alebo zamietnutia tohto návrhu.

Kto berie zápisnicu?

Niektoré zápisnice vedie tajomník záznamu, zamestnanec osobitne poverený vyhotovením zápisnice, uchovávaním všetkých záznamov a spisov, sledovaním záznamov o dochádzke a hlasovaní a podávaním správ príslušným určeným stranám (napríklad predstavenstvu alebo vyššiemu riadeniu podniku). ). Zápisnicu si však môže ponechať ktorýkoľvek jednotlivec, ktorý sa zúčastňuje zasadnutia, a spravidla sa distribuuje všetkým členom jednotky zastúpenej na stretnutí.

Hlavné časti zápisnice zo schôdze

Mnoho organizácií používa na uchovávanie zápisníc štandardnú šablónu alebo špeciálny formát a poradie častí sa môže líšiť.

nadpis- názov výboru (alebo obchodnej jednotky) a dátum, miesto a začiatočný čas zasadnutia.
účastníci- Meno osoby, ktorá stretnutie vedie, spolu s menami všetkých osôb, ktoré sa stretnutia zúčastnili (vrátane hostí), a osôb, ktoré sa ospravedlnili.
Schválenie predchádzajúcich zápisníc- Poznámka o tom, či boli zápisnice z predchádzajúceho zasadnutia schválené a či boli vykonané nejaké opravy.
Akčné položky- Správa o každej téme prediskutovanej na schôdzi. To môže zahŕňať nedokončené záležitosti z predchádzajúceho stretnutia. (Pri každej položke si poznamenajte predmet diskusie, meno osoby, ktorá diskusiu viedla, a všetky rozhodnutia, ktoré mohli byť dosiahnuté.)
oznámenia- Správa o všetkých oznámeniach účastníkov vrátane navrhovaných bodov programu rokovania na nasledujúcom zasadnutí.
Nasledujúce stretnutie- Poznámka o tom, kde a kedy sa bude konať nasledujúce zasadnutie.
odročenie- Poznámka o čase ukončenia schôdze.
Podpisový riadok- Meno osoby, ktorá pripravila zápisnicu a dátum, kedy boli predložené.

Vyjadrenie

„V písomnej zápisnici musí byť jasný, komplexný, objektívny a diplomatický. Nevysvetľujte, čo sa stalo; jednoducho to nahláste. Pretože stretnutia zriedka sledujú program dokonale, môže byť pre vás náročné poskytnúť presný záznam o stretnutí. Ak je to potrebné, prerušiť diskusiu a požiadať o objasnenie.

„Nezaznamenajte emocionálne výmeny medzi účastníkmi. Pretože zápisnice sú oficiálnym záznamom stretnutia, chcete, aby sa pozitívne odrazili na účastníkoch a organizácii.“
(Od „Technická komunikácia, „Deviate vydanie Mika Markela)

Pokyny na vypracovanie zápisnice zo schôdze

Osoba, ktorá píše zápisnicu, by mala byť schopná tak urobiť v reálnom čase, keď stretnutie pokračuje, takže hotový výrobok je na konci stretnutia v takmer konečnej podobe.
Zápisnica by sa mala zamerať na výsledky a akcie zamerané na ciele.
Dobré minúty sú stručné a do tej miery. Nejde o doslovné účty, ale skôr o stručné a koherentné súhrny. Zhrnutia by mali obsahovať body dohody a nezhody, ale nevyžadujú všetky posledné podrobnosti.
Zápisnica sa môže použiť ako východiskový materiál pre správu alebo poznámku, mali by sa však písať na účely zhrnutia udalostí pre tých, ktorí sa zúčastnili na schôdzi, a nie pre tých, ktorí sa nezúčastnili.
Zápisnica by sa mala vyplniť a distribuovať okamžite po schôdzi (všeobecné pravidlo je do jedného alebo dvoch dní).