Info

Zápisnica z obchodného písania

Zápisnica z obchodného písania


We are searching data for your request:

Forums and discussions:
Manuals and reference books:
Data from registers:
Wait the end of the search in all databases.
Upon completion, a link will appear to access the found materials.

V obchodnom písaní sú zápisnice oficiálnym písomným záznamom zo schôdze. Zápisnica sa obvykle píše v jednoduchom minulom čase. Slúžia ako trvalý záznam o uvažovaných témach, dosiahnutých záveroch, podniknutých krokoch a zadaných úlohách. Sú to tiež záznamy o tom, ktoré jednotlivci prispeli na stretnutie, pokiaľ ide o nové nápady a spôsob, akým boli tieto nápady prijaté. Ak sa na schôdzi uskutoční hlasovanie, zápisnica slúži ako záznam o tom, kto hlasoval a kto hlasoval proti návrhu, ktorý sa môže v budúcnosti zohľadniť, keď sa naplnia následky vykonávania alebo zamietnutia tohto návrhu.

Kto berie zápisnicu?

Niektoré zápisnice vedie tajomník záznamu, zamestnanec osobitne poverený vyhotovením zápisnice, uchovávaním všetkých záznamov a spisov, sledovaním záznamov o dochádzke a hlasovaní a podávaním správ príslušným určeným stranám (napríklad predstavenstvu alebo vyššiemu riadeniu podniku). ). Zápisnicu si však môže ponechať ktorýkoľvek jednotlivec, ktorý sa zúčastňuje zasadnutia, a spravidla sa distribuuje všetkým členom jednotky zastúpenej na stretnutí.

Hlavné časti zápisnice zo schôdze

Mnoho organizácií používa na uchovávanie zápisníc štandardnú šablónu alebo špeciálny formát a poradie častí sa môže líšiť.

  • nadpis- názov výboru (alebo obchodnej jednotky) a dátum, miesto a začiatočný čas zasadnutia.
  • účastníci- Meno osoby, ktorá stretnutie vedie, spolu s menami všetkých osôb, ktoré sa stretnutia zúčastnili (vrátane hostí), a osôb, ktoré sa ospravedlnili.
  • Schválenie predchádzajúcich zápisníc- Poznámka o tom, či boli zápisnice z predchádzajúceho zasadnutia schválené a či boli vykonané nejaké opravy.
  • Akčné položky- Správa o každej téme prediskutovanej na schôdzi. To môže zahŕňať nedokončené záležitosti z predchádzajúceho stretnutia. (Pri každej položke si poznamenajte predmet diskusie, meno osoby, ktorá diskusiu viedla, a všetky rozhodnutia, ktoré mohli byť dosiahnuté.)
  • oznámenia- Správa o všetkých oznámeniach účastníkov vrátane navrhovaných bodov programu rokovania na nasledujúcom zasadnutí.
  • Nasledujúce stretnutie- Poznámka o tom, kde a kedy sa bude konať nasledujúce zasadnutie.
  • odročenie- Poznámka o čase ukončenia schôdze.
  • Podpisový riadok- Meno osoby, ktorá pripravila zápisnicu a dátum, kedy boli predložené.

Vyjadrenie

„V písomnej zápisnici musí byť jasný, komplexný, objektívny a diplomatický. Nevysvetľujte, čo sa stalo; jednoducho to nahláste. Pretože stretnutia zriedka sledujú program dokonale, môže byť pre vás náročné poskytnúť presný záznam o stretnutí. Ak je to potrebné, prerušiť diskusiu a požiadať o objasnenie.
„Nezaznamenajte emocionálne výmeny medzi účastníkmi. Pretože zápisnice sú oficiálnym záznamom stretnutia, chcete, aby sa pozitívne odrazili na účastníkoch a organizácii.“
(Od „Technická komunikácia, „Deviate vydanie Mika Markela)

Pokyny na vypracovanie zápisnice zo schôdze

  • Osoba, ktorá píše zápisnicu, by mala byť schopná tak urobiť v reálnom čase, keď stretnutie pokračuje, takže hotový výrobok je na konci stretnutia v takmer konečnej podobe.
  • Zápisnica by sa mala zamerať na výsledky a akcie zamerané na ciele.
  • Dobré minúty sú stručné a do tej miery. Nejde o doslovné účty, ale skôr o stručné a koherentné súhrny. Zhrnutia by mali obsahovať body dohody a nezhody, ale nevyžadujú všetky posledné podrobnosti.
  • Zápisnica sa môže použiť ako východiskový materiál pre správu alebo poznámku, mali by sa však písať na účely zhrnutia udalostí pre tých, ktorí sa zúčastnili na schôdzi, a nie pre tých, ktorí sa nezúčastnili.
  • Zápisnica by sa mala vyplniť a distribuovať okamžite po schôdzi (všeobecné pravidlo je do jedného alebo dvoch dní).

Zdroj

  • Hiebert, Murray; Klatt, Bruce. "Encyklopédia vodcovstva: Praktický sprievodca populárnym vodcovstvom"McGraw-Hill, 2001


Video, Sitemap-Video, Sitemap-Videos